Qué es Verifactu y por qué debes conocerlo
En los próximos años, la forma en que tu empresa genera y registra las facturas va a cambiar de manera significativa. El sistema Verifactu (Verificación de Facturas) es una iniciativa de la Agencia Tributaria española que busca garantizar la integridad de los registros de facturación y combatir el fraude fiscal mediante software certificado y la transmisión de datos en tiempo real a Hacienda.
Verifactu no es la factura electrónica B2B obligatoria que regula la Ley Crea y Crece (que tiene su propia normativa y plazos), aunque ambas van en la misma dirección: la digitalización completa de la facturación empresarial en España. Verifactu se centra específicamente en los sistemas informáticos de facturación que utilizan las empresas, y establece requisitos técnicos y legales para su homologación.
¿Qué obliga Verifactu exactamente?
El Reglamento Verifactu (aprobado en julio de 2023 mediante el Real Decreto 1007/2023) establece los requisitos que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación (SIF). En esencia:
Integridad e inalterabilidad de los registros
Los sistemas de facturación homologados deben garantizar que ninguna factura puede modificarse ni eliminarse sin dejar trazabilidad. Cada registro lleva una firma electrónica y un código de encadenamiento (hash) que hace detectables cualquier alteración posterior.
Transmisión de datos a la Agencia Tributaria
Las empresas acogidas a Verifactu deben enviar los registros de facturación a la AEAT en tiempo real (o en un plazo máximo de 4 días). Hacienda puede así contrastar la información declarada por el contribuyente con los registros enviados directamente desde su software de facturación.
Código QR en las facturas
Cada factura generada con un sistema Verifactu incluirá un código QR que permite al receptor verificar su autenticidad directamente en la web de la AEAT.
¿Quién está obligado y cuándo?
Los plazos establecidos por la normativa son:
- Grandes empresas e inscritas en REDEME: desde el 1 de julio de 2025
- Resto de empresas y autónomos: desde el 1 de enero de 2026
Sin embargo, estos plazos pueden variar si la Agencia Tributaria habilita prórrogas (como ha ocurrido en otras normativas similares). Lo más prudente es prepararse con antelación, sin esperar al último momento.
Están sujetas a Verifactu todas las empresas y autónomos que utilicen software de facturación, con algunas excepciones como las empresas que ya están en el sistema SII (Suministro Inmediato de Información) del IVA, que tienen una normativa diferente.
¿Qué debe hacer tu empresa?
Paso 1: Verificar si tu software de facturación es compatible
Lo primero es contactar con tu proveedor de software de facturación (ERP, programa de gestión, etc.) y confirmar si ya dispone de una versión certificada para Verifactu o cuándo estará disponible.
Los principales fabricantes de software de gestión empresarial (Sage, Holded, Contaplus, FacturaDirecta, etc.) están desarrollando y certificando sus versiones compatibles. Si tu software no va a ser actualizado, necesitarás migrar a una alternativa certificada.
Paso 2: Adaptar los procesos internos
La adopción de Verifactu no es solo un cambio de software: implica adaptar los procesos de facturación. En particular:
- No podrás generar “facturas en borrador” que luego se anulen informalmente
- Los abonos y facturas rectificativas quedarán registradas de forma trazable
- Necesitarás certificado digital o sistema de firma electrónica para las transmisiones
Paso 3: Formar al personal de administración
El equipo que gestiona la facturación necesita entender cómo funciona el nuevo sistema, qué acciones generan registros enviados a Hacienda y cómo corregir errores de forma correcta (no hay “borrar y repetir”).
Paso 4: Revisar los flujos con clientes y proveedores
Si tus clientes o proveedores van a recibir facturas con código QR, puede ser necesario informarles del cambio y verificar que sus sistemas también estén preparados para procesar este nuevo formato.
Diferencias entre Verifactu y la factura electrónica B2B
Es importante no confundir ambas normativas:
| Aspecto | Verifactu | Factura electrónica B2B (Ley Crea y Crece) |
|---|---|---|
| ¿Qué regula? | Los sistemas de facturación | El formato de intercambio de facturas entre empresas |
| ¿A quién afecta? | Todas las empresas con software de facturación | Empresas con facturación > 8M€ primero, luego todas |
| Obligación principal | Software certificado + envío a AEAT | Emitir facturas en formato electrónico estructurado |
| Formato | XML con hash y firma | Factura-e, UBL o similar |
Muchas empresas tendrán que cumplir ambas normativas. La clave es planificar la adaptación de forma coordinada para no hacer dos transiciones separadas.
Las sanciones por incumplimiento
La normativa Verifactu establece un régimen sancionador específico para los fabricantes de software que comercialicen sistemas no certificados o que permitan alteraciones en los registros. Las multas pueden alcanzar hasta 150.000 euros por infracción.
Para las empresas usuarias, el uso de software no homologado puede considerarse infracción tributaria grave y derivar en sanciones proporcionales a las cantidades defraudadas, además de los riesgos habituales en una inspección tributaria.
Verifactu como oportunidad de modernización
Más allá de la obligación legal, Verifactu es una oportunidad para revisar y modernizar los procesos de facturación de tu empresa. Muchas pymes llevan años trabajando con software de facturación antiguo que no se integra con su contabilidad, no genera análisis ni informes útiles, y requiere una gestión manual ineficiente.
La adaptación a Verifactu puede ser el momento de:
- Migrar a un software de gestión integrado que conecte facturación, contabilidad, almacén y CRM
- Automatizar la conciliación bancaria y el seguimiento de cobros pendientes
- Mejorar los análisis de rentabilidad por cliente, producto o proyecto
- Integrar la facturación con el TPV para negocios con ventas al público
Cómo puede ayudarte SOINTE
En SOINTE ayudamos a empresas en Tenerife y Canarias a afrontar la transición tecnológica que implica Verifactu y la digitalización de la facturación. Nuestros servicios incluyen:
- Evaluación del software actual: determinamos si tu sistema es compatible o qué alternativas existen
- Gestión del cambio: coordinamos la migración con el mínimo impacto en la actividad diaria
- Formación del personal: capacitamos al equipo de administración en el nuevo flujo de trabajo
- Integración con sistemas existentes: conectamos el software de facturación con el resto de tu infraestructura IT
Consulta nuestro servicio de consultoría IT para una evaluación personalizada, o contacta directamente con nosotros para resolver tus dudas sobre Verifactu y la facturación electrónica.
La adaptación a Verifactu no es compleja si se planifica con tiempo. El error más habitual es esperar demasiado y tener que hacer el cambio bajo presión, con los plazos ya encima. Empieza ahora y evita sorpresas.