El registro de jornada: una obligación que muchas empresas aún incumplen
Desde mayo de 2019, el Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a registrar diariamente la jornada laboral de cada empleado, con independencia de su tamaño o sector. La ley no especifica un método concreto, pero sí exige que el registro sea fiable, preciso y accesible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo.
A pesar de llevar varios años en vigor, muchos negocios en Tenerife y Canarias siguen incumpliendo esta obligación o la cumplen de forma deficiente. Las razones son variadas: desconocimiento, inercia, o la creencia de que las sanciones no van con ellos. La realidad es que la Inspección de Trabajo está incrementando los controles, y las multas por incumplimiento pueden alcanzar los 6.250 euros por infracción.
Qué exige exactamente la ley
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el citado Real Decreto-ley, establece las siguientes obligaciones:
Registro diario
La empresa debe registrar el horario de inicio y fin de la jornada de cada trabajador cada día que trabaje. No es suficiente registrar solo el total de horas: hay que tener los datos de entrada y salida.
Conservación durante cuatro años
Los registros deben conservarse durante cuatro años y mantenerse a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
Accesibilidad para el trabajador
El empleado tiene derecho a acceder a sus propios registros de jornada. El sistema utilizado debe permitirle consultar sus fichajes.
Negociación con representantes sindicales
En empresas con representación sindical, el sistema de registro y su organización deben negociarse previamente con el comité de empresa o los delegados de personal.
Sistemas de fichaje: opciones disponibles
La ley deja libertad en cuanto al método, pero en la práctica hay diferencias importantes entre las opciones disponibles.
Registro en papel (no recomendado)
La firma manual en una hoja de papel es legal, pero tiene desventajas evidentes: es fácilmente manipulable, difícil de conservar y gestionar en volumen, y no permite análisis ni automatización.
Aplicaciones móviles con geolocalización
Permiten a los empleados fichar desde su móvil, con validación por GPS de que están en el lugar de trabajo (o en el lugar autorizado para el teletrabajo). Son una solución económica y flexible, especialmente adecuada para equipos con movilidad o con teletrabajo.
Ventajas: bajo coste, fácil implantación, accesible desde cualquier dispositivo. Limitaciones: requieren que el empleado tenga smartphone, puede haber resistencia por privacidad (geolocalización).
Terminales de fichaje (huella, tarjeta, PIN)
Los terminales físicos de fichaje instalados en la entrada del centro de trabajo son la solución más robusta para equipos que siempre trabajan en el mismo lugar.
- Huella dactilar o reconocimiento facial: máxima fiabilidad, elimina el “fichaje de compañero”
- Tarjeta RFID: económica y fácil de usar, aunque puede delegarse la tarjeta a otro empleado
- PIN numérico: la más básica, adecuada cuando la fiabilidad no es crítica
Ventajas: muy fiables, no requieren smartphone, datos centralizados. Limitaciones: inversión en hardware, requieren instalación física, no sirven para trabajadores fuera del centro.
Software de gestión de RRHH con módulo de fichaje
Muchas plataformas de recursos humanos (Factorial, Personio, A3 Innuva, Sage HR) incluyen un módulo de control horario. Son la opción más completa porque integran el fichaje con la gestión de ausencias, vacaciones, turnos y nóminas.
Ventajas: visión completa de la gestión de personal, automatización de informes, cumplimiento legal integrado. Limitaciones: coste más elevado, requieren formación e implantación.
Microsoft Teams y Microsoft 365
Si tu empresa ya usa Microsoft 365, existen opciones para registrar la jornada directamente desde Teams o desde aplicaciones integradas como Shifts (para gestión de turnos). No es la solución más completa para fichaje, pero puede ser suficiente para organizaciones pequeñas.
Cuestiones de privacidad y protección de datos
El registro de jornada implica recopilar datos personales de los empleados (horarios, geolocalización en algunos casos), lo que genera obligaciones bajo el RGPD.
Puntos clave a tener en cuenta
- Informar a los empleados: antes de implantar el sistema, los trabajadores deben recibir información clara sobre qué datos se recogen, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan.
- Minimización de datos: solo se deben recoger los datos estrictamente necesarios para el cumplimiento de la obligación legal (hora de inicio y fin de jornada).
- Geolocalización: si el sistema registra la ubicación del empleado, esto debe estar justificado, informado y limitado al horario laboral.
- Acceso restringido: solo deben tener acceso a los registros las personas con necesidad de conocerlos (RRHH, dirección, inspector de trabajo si lo solicita).
La implantación de un sistema de fichaje digital es, en sí misma, una actividad de tratamiento de datos que debe incluirse en el Registro de Actividades de Tratamiento de la empresa.
Cómo elegir el sistema de fichaje adecuado para tu empresa
La elección del sistema depende de varios factores:
| Factor | Sistema recomendado |
|---|---|
| Empleados siempre en oficina | Terminal físico (huella/tarjeta) |
| Empleados con movilidad o teletrabajo | App móvil con geolocalización |
| Empresa con múltiples centros | Software central + apps móviles o terminales en cada centro |
| Ya tenemos software de RRHH | Módulo de fichaje del mismo proveedor |
| Usamos Microsoft 365 | Shifts/Teams + complemento de fichaje |
| Empresa pequeña con bajo presupuesto | App móvil básica con exportación de registros |
Qué ocurre si la Inspección de Trabajo visita tu empresa
Una visita de la Inspección de Trabajo puede ser programada o sorpresa. Si requieren el registro de jornada, debes poder presentar:
- Los registros de los últimos 4 años para todos los empleados
- El sistema utilizado y su descripción
- La información entregada a los empleados sobre el sistema
- En empresas con representación sindical, el acuerdo negociado
Si no puedes presentar estos registros, o si el sistema no es fiable (por ejemplo, todos los empleados fichan exactamente a la misma hora, lo que sugiere que los datos son falsos), la Inspección puede iniciar un expediente sancionador. Las infracciones se clasifican como:
- Leve: no disponer de registro o tenerlo con irregularidades menores (multa de hasta 750€)
- Grave: registro incompleto o no disponible para inspección (multa de 751€ a 7.500€)
- Muy grave: falsificación de registros o negativa a mostrarlos (multa de 7.501€ a 225.018€)
Cómo SOINTE puede ayudarte a implantar el fichaje digital
En SOINTE acompañamos a empresas en Tenerife y Canarias en todo el proceso de implantación del fichaje digital:
Análisis de necesidades
Evaluamos las características de tu empresa (número de empleados, centros de trabajo, modalidades laborales, presupuesto) y te recomendamos la solución más adecuada.
Suministro e instalación de hardware
Si la solución elegida incluye terminales de fichaje (huellas, tarjetas RFID), nos encargamos del suministro, instalación y configuración del hardware en tus instalaciones.
Configuración del software
Configuramos la plataforma de fichaje con los empleados, centros de trabajo, horarios y turnos de tu empresa. Nos aseguramos de que los informes generados cumplen con los requisitos legales.
Formación
Formamos a los empleados en el uso del sistema y al equipo de RRHH en la gestión de incidencias, consultas de registros y exportación de informes para inspección.
Integración con nóminas y RRHH
Si tu empresa ya dispone de software de nóminas o RRHH, exploramos la posibilidad de integrar el fichaje con ese sistema para automatizar el proceso.
Da el paso hacia el cumplimiento legal
El fichaje digital no es solo una obligación: es una herramienta de gestión que, bien implantada, permite identificar patrones de trabajo, planificar turnos con más precisión y resolver disputas sobre horas trabajadas con datos objetivos.
Si tu empresa en Tenerife aún no tiene un sistema de registro de jornada conforme a la ley, no esperes más. Contacta con nosotros para una consulta inicial sin compromiso. Analizaremos tu caso y te propondremos la solución más adecuada y económica para tu negocio.
Consulta también nuestro servicio de consultoría IT y nuestro servicio de automatización de procesos para descubrir cómo podemos ayudarte a digitalizar más procesos de tu empresa.